Ironisch genoeg is timemanagement een probleem dat iedereen aangaat, maar waar niemand de tijd voor heeft. Het is echter de moeite waard om wat aandacht te besteden aan het analyseren van hoe we onze tijd verbranden en of het mogelijk is om onszelf beter te organiseren. Het is mogelijk om de tijd op het werk efficiënter te beheren, maar dit probleem moet actief worden aangepakt.
Er is geen twijfel dat de tijd verstrijkt. En hoe meer tijd er verstrijkt zonder dat we ons beter organiseren, hoe meer we energie en kansen verliezen, en daarmee ook. Daarom is het essentieel om onze werkdag te analyseren om te begrijpen of het nodig is om wijzigingen aan te brengen .
21 tips om uw tijd op het werk te beheren en efficiënter te zijn
Tijdmanagement is een complex vraagstuk dat varieert van het verhogen van de productiviteit tot het verhogen van de productiviteit balans tussen werk en gezinsleven . Het doel is om een burn-out te voorkomen, goede gewoonten te creëren en langetermijndoelen te stellen. Plannen en prioriteiten stellen is het geheim om de controle over onze tijd en ons leven terug te krijgen, ongeacht ons beroep. . Jory MacKay biedt 21 strategieën voor beter tijdmanagement.
Begrijpen waar onze tijd eindigt
Het beheren van de tijd betekent niet dat u verstrikt raakt in angst of angst om deze te verliezen. Het gaat veeleer om het begrijpen van de voordelen van verstandiger gebruik, zoals MacKay uitlegt. Hieruit komt de eerste groep strategieën en adviezen voort:
1. Begrijp dat het beheren van tijd een belangrijke kwestie is. Zoals we al zeiden, het gaat niet om de angst om tijd te verspillen, maar om het begrijpen van de voordelen van correct management.
2. Wees realistisch: hoeveel werk kun je eigenlijk op een dag doen? We kunnen tijd eenvoudigweg beschouwen als een hulpbron die we in grotere hoeveelheden nodig hebben, maar meer tijd hebben betekent niet noodzakelijkerwijs dat we productiever zijn. De beste manier om het te beheren is door te plannen waar u aan gaat werken en wanneer.
3. Zoek uit waar het tijdlek optreedt. Hoe beter u het verloop van de werkdag begrijpt, hoe meer uw inspanningen van invloed zullen zijn op het algehele management.
4. Stel dagelijkse doelen en pas trackingsystemen toe die u helpen te begrijpen hoe u uw tijd gebruikt. Zodra u een algemeen beeld heeft, kunt u beginnen uw dag te veranderen.
5. Creëer een motiverende ochtendroutine. Een goede routine bij het wakker worden bereidt ons voor op een productieve werkdag: het is een positieve boost die ons tot in de avond vergezelt.
6. Stop met multitasken . Onderzoek bevestigt dit: het is voor een mens onmogelijk om zich op meer dan één taak tegelijk te concentreren. Als u merkt dat u de concentratie verliest, stop dan en schrijf uw gedachten op voordat u terugkeert naar de hoofdtaak.
Geef prioriteit aan het belangrijkste deel van het werk en delegeer de rest
Als we eenmaal begrijpen waar onze tijd naartoe gaat, moeten we beslissen waaraan we deze willen besteden (en wat niet). Om deze reden adviseert MacKay ons om:
7. Identificeer urgent werk. Als we begrijpen wat onmiddellijke aandacht vereist en wat niet belangrijk of urgent is, kunnen we een doordachte kalender opstellen.
8. Wees categorisch zodra u uw prioriteiten heeft vastgesteld . Kies uw hoofddoelen en concentreer u daarop.
9. Gebruik de 30X-regel om bepaalde taken te delegeren . Het is de Rory Vaden-regel: besteed 30 keer de tijd die nodig is om een taak te voltooien, om iemand anders te leren deze taak te voltooien. De tijd nemen om iemand anders les te geven en vervolgens te delegeren, bespaart ons 1100 minuten per jaar . Of zoals Vaden zegt: een stijging van 733% in ROTI (Return on Time Invested).
10. Haal het woord nee uit je vocabulaire . Volgens een artikel van de Universiteit van Chicago kunnen we door te zeggen dat ik het niet doe in plaats van dat ik het niet kan, ons veel gemakkelijker bevrijden van ongewenste verplichtingen.
Stel een functioneel dagschema op
Zodra de eerste klaar zijn
11. Stel tijdschema's en geen deadlines op . Mackay leent hier het advies van Jacobus Helder . In plaats van een deadline na te jagen (en je gefrustreerd te voelen als je uiteindelijk niet op tijd blijft), stel je een betekenisvol doel en definieer je een routekaart.
12. Maak plannen op basis van tijd en niet op basis van activiteiten . Breek uitdagende taken op in sessies van meetbare duur. Door de dag in tijdsdelen in plaats van in taken te verdelen, kunnen we ons schema gaan beheren op basis van een bekende datum (of verplichting).
Een kalender is iets eindigs. Een dag bevat slechts een bepaald aantal uren. Dit feit wordt duidelijk op het moment dat we proberen een onrealistisch aantal dingen in een eindige ruimte te passen.
-Peter Bregman-
13. Plan pauzes en rustperioden. We hebben tijd nodig om te rusten en we moeten accepteren dat er onderbrekingen zullen zijn. Hier geen rekening mee houden betekent chaotisch werken. Er zijn onverwachte gebeurtenissen en ons lichaam waarschuwt ons wanneer het tijd is om een pauze te nemen. Als we geen marge laten, kunnen we onze plannen ineens zien instorten.
14. Scheid de makertijd en de managertijd . Het is gemakkelijk om tijd te vullen met routinetaken en niet genoeg ruimte over te laten voor zinvol werk. Eén ding is Doen een ander is beheren .
15. Gegroepeerde activiteiten gedurende de week. Groepeer soortgelijke activiteiten bij elkaar en profiteer van het momentum dat voortkomt uit het starten van een baan. Pas de eerste bewegingswet van Newton toe op productiviteit: een bewegend object zet zijn beweging voort.
Gebruik de ruimte om de tijd op het werk op een meer motiverende manier te beheren
Kalender en planning zijn niet de enige tijdmanagementtools die we hebben. Mackay stelt enkele strategieën voor die we op kantoor kunnen gebruiken en die de manier waarop we werken kunnen beïnvloeden.
16. Probeer de methode popcorn om de tijd te ontgrendelen. Het veranderen van uw werkpleklocatie gedurende de dag kan een goede manier zijn om de motivatie en productiviteit te behouden. Dit is de techniek voorgesteld door Joel Runyon en deze werkt als volgt:
- Schrijf al uw werkverplichtingen voor die dag op een vel papier.
- Verdeel deze lijst in drie gelijke delen of percelen (zie punt 15).
- Kies voor elke werkbatch drie verschillende stations.
17. Werk volgens het energetische ritme van je lichaam. Organiseer uw werk op de meest functionele manier voor u. Denk niet alleen in termen van timemanagement, maar ook in termen van timemanagement energie .
Bescherm uw tijd
Er zal nooit een tekort zijn aan situaties die uw tijd in beslag zullen nemen. De tijd moet worden beschermd om te voorkomen dat deze verkeerd wordt gebruikt. Mackay biedt het volgende advies.
18. Gebruik strategische luiheid om aan de juiste dingen te werken . Het concept van strategische luiheid houdt in dat je voorrang geeft aan belangrijke banen en taken en jezelf een beetje luiheid gunt voor de taken die minder belangrijk zijn.
Niets is minder productief dan efficiënt doen wat helemaal niet gedaan moet worden.
-Peter Drucker-
19. Verdedig automatisch uw niet-onderhandelbare tijd. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat werk dat concentratie vereist, zonder problemen en onderbrekingen kan doorgaan. Om dit te bereiken is het essentieel om afleiding te vermijden. Er zijn tools waarmee u automatisch met anderen kunt communiceren wanneer u niet beschikbaar bent. U kunt ook een manier vinden om te communiceren dat u gefocust bent en niet gestoord wilt worden.
20. Gebruik de Ivy Lee-methode om je dag goed af te sluiten. Ivy Lee beveelt een eenvoudige dagelijkse routine van vijf stappen aan voor maximale productiviteit.
- Schrijf aan het einde van elke werkdag de zes belangrijkste zaken op die je de volgende dag moet aanpakken. Schrijf niet meer dan zes opdrachten.
- Rangschik deze zes items in volgorde van belangrijkheid.
- Concentreer u de volgende dag op uw eerste baan. Voltooi dit voordat u doorgaat naar de tweede.
- Ga op dezelfde manier verder met de rest van de lijst. Verplaats aan het eind van de dag de onvoltooide taken naar de lijst voor de volgende dag.
- Herhaal dit proces elke werkdag.
21. Vergeet de voordelen van vrije tijd niet. Tijd beheren gaat niet alleen over werken. Om een balans in ons werkleven te vinden die ons gezond en gelukkig houdt, moeten we de tijd onthouden die we besteden aan rust, vrije tijd en ontspanning socialisatie .
De tijd op het werk beter beheren: een mogelijke uitdaging
De tijd op het werk beheren en productiever zijn is een uitdaging die binnen ieders bereik ligt . We moeten echter stilstaan en nadenken over wat we doen, hoe we het doen en wat we echt willen bereiken. Doen betekent niet noodzakelijkerwijs werken of voltooien.
Besteed daarom de nodige tijd om uw routine te bestuderen en uw activiteiten opnieuw te plannen. Met deze indicaties wordt het gemakkelijker om uw werk- of studiedag te organiseren en betere resultaten te behalen.
